Varoitus nähdään usein välttämättömänä osana prosessia ennen työsuhteen päättämistä. Sen tarkoituksena on antaa työntekijälle mahdollisuus korjata menettelyään. Kaikissa tilanteissa työnantajalla ei kuitenkaan ole velvollisuutta antaa varoitusta ennen irtisanomista.
Työsopimuslain lähtökohta on, että henkilöön liittyvissä irtisanomistilanteissa työntekijälle on pääsääntöisesti annettava varoitus. Varoituksen tarkoituksena on ohjata ja korjata työntekijän toimintaa sekä turvata työsuhteen jatkuminen. Tämä lähtökohta ei kuitenkaan ole ehdoton. Lainsäädäntö ja oikeuskäytäntö tunnistavat tilanteita, joissa varoituksen antamista ei voida kohtuudella edellyttää työnantajalta.
Ensimmäinen ja selkein poikkeus koskee tuotannollisista ja taloudellisista syistä tehtyjä irtisanomisia. Näissä tilanteissa irtisanominen ei perustu työntekijän moitittavaan toimintaan tai henkilökohtaisiin ominaisuuksiin, vaan työnantajan toiminnan edellytysten muutoksiin, kuten työn pysyvään vähentymiseen, organisaatiouudistukseen tai taloudellisiin haasteisiin. Koska tällaisessa tilanteessa työntekijän toiminnassa ei ole mitään korjattavaa, ei varoituksella olisi tosiasiallista funktiota. Tästä syystä tuotannollisiin ja taloudellisiin syihin perustuva irtisanominen voidaan aina toteuttaa ilman varoitusta, edellyttäen että muut lain asettamat velvollisuudet, kuten uudelleensijoittamisvelvollisuus, on asianmukaisesti täytetty.
Toinen poikkeus koskee henkilöön liittyviä irtisanomisperusteita. Vaikka näissä tilanteissa varoitus onkin pääsääntö, on työnantajalla oikeus irtisanoa työntekijä ilman varoitusta silloin, kun tämän menettely on niin vakavaa, ettei työnantajalta voida kohtuudella edellyttää työsuhteen jatkamista. Oikeuskäytännössä tällaisiksi tilanteiksi on katsottu esimerkiksi merkittävät luottamusrikkomukset ja työnantajan liiketoimintaan kohdistuvat vakavat vahingonteot tai väärinkäytökset.
Rajanvedon suhteen on kuitenkin syytä olla tarkkana. Kaikki moitittava tai epäasiallinen käyttäytyminen ei oikeuta irtisanomiseen varoitusta antamatta. Oikeuskäytännössä arviointi perustuu aina kokonaisarvioon, jossa huomioidaan muun muassa teon vakavuus, työntekijän asema ja vastuu, työsuhteen kesto, aiempi menettely sekä se, onko luottamus työntekijän ja työnantajan välillä tosiasiallisesti ja pysyvästi rikkoutunut.
On myös tärkeää erottaa varoituksetta tapahtuva irtisanominen ja työsuhteen purkaminen toisistaan. Purkaminen edellyttää erityisen painavaa syytä ja johtaa työsuhteen välittömään päättymiseen. Varoittamatta tapahtuva irtisanominen puolestaan tarkoittaa sitä, että työsuhde päätetään irtisanomisajalla. Vaikka nämä kaksi seuraamusta eroavat toisistaan, niiden taustalla oleva arvio menettelyn vakavuudesta on osittain samankaltainen.
Varoitus ei siis ole irtisanomisen ehdoton edellytys, mutta sen antamisella tai antamatta jättämisellä on merkitystä, kun irtisanominen perustuu työntekijän henkilöön liittyviin syihin. Tällöin vain poikkeuksellisen vakavat tapaukset oikeuttavat irtisanomaan varoitusta antamatta, ja näissäkin tilanteissa työnantajan on pystyttävä perustelemaan ratkaisunsa.